Si vous dirigez une entreprise ou envisagez de le faire et que vous voulez vous assurer que la comptabilité est tenue correctement, l’utilisation d’un système ERP vous aidera à le faire. Le logiciel ERP peut également être utilisé pour gérer votre inventaire et d’autres ressources.
La gestion comptable avec un ERP
Il est important de comprendre que la gestion de la comptabilité de votre organisation peut être un peu plus compliquée que le simple suivi de celle-ci. Vous devez suivre votre inventaire, vos revenus et vos dépenses, ainsi que vos états financiers. Cependant, tout cela peut être géré avec un système ERP. Un ERP ou PGI en français, est utilisé pour gérer toutes ces choses, et il est capable de générer des rapports afin que vous puissiez les examiner et voir ce qui a bien fonctionné ou comment vous pouvez apporter des changements.
Si vous décidez d’utiliser un système ERP, vous devriez envisager de l’installer sur vos ordinateurs ou de souscrire un abonnement à un ERP Cloud. Ensuite, faites en sorte que tout votre personnel s’y inscrive. Vous devriez également avoir un employé formé qui sera chargé d’installer le système et de former vos employés.
Si votre logiciel de gestion actuel n’a pas de module comptable, envisagez de changer d’ERP car c’est important.
Même les logiciels comptables comme SAGE incluent actuellement des fonctionnalités globales pour en faire des progiciels de gestion à part entière.
Qu’est-ce que la comptabilité ERP ?
Un système ERP est une grande vision d’un logiciel complet en termes de comptabilité qui gère la comptabilité générale et la comptabilité analytique aussi appelée comptabilité de coûts. La comptabilité est la partie la plus importante de tout ERP. En d’autres termes, avec le module Comptabilité, vous ne devez pas acheter un logiciel comptable séparé pour chaque service. Vous devez synchroniser ou intégrer les données des différents services. Au lieu de cela, votre module de contrôle comptable fonctionnera en synchronisation avec les autres données.
Comme son nom l’indique, le but du module comptable est d’aider à la gestion du processus comptable. Avec un ERP, chaque département peut se voir attribuer sa propre section qui s’occupe des fonctions financières. Ce module est composé de plusieurs modules qui peuvent inclure États financiers, Inventaire et Achats et ventes. Si vous disposez déjà d’un système comptable, il est possible que les modules fonctionnent déjà avec votre système.
Toutefois, si vous avez un ERP, vous pouvez envisager de faire appel à un tiers pour la gestion de votre comptabilité. Ces solutions tierces pourront vous fournir des modules afin que vous n’ayez pas à passer par la tâche fastidieuse de la planification, du développement, de la mise en œuvre et du suivi des fonctions utiles à la comptabilité. Vous pouvez simplement faire appel à un fournisseur de système comptable ERP pour la gestion de vos besoins. Les fournisseurs d’ERP se chargeront de toutes les tâches liées au module de comptabilité, y compris la mise en œuvre, la maintenance, les tests et la configuration.
Si vous disposez déjà d’un ERP, vous connaissez probablement déjà les avantages de l’utilisation de solutions tant pour la comptabilité générale qu’analytique pour vos besoins. Il permet d’économiser du temps, des efforts et de l’argent tout en intégrant efficacement les fonctions comptables et financières de l’organisation.
Comme mentionné précédemment, vous pouvez tirer de nombreux avantages d’un système comptable inclus dans votre ERP. Toutefois, le principal avantage que vous tirerez d’un module de comptabilité sera la facilité d’utilisation, car il vous suffira de vous connecter au module de contrôle, de configurer vos données financières et de vous lancer.
Un autre avantage du système de comptabilité est que vous pouvez suivre vos dossiers mieux que tout autre système, car toutes les données comptables sont stockées dans la base de données du module ERP, et non dans d’autres fichiers et dossiers de votre bureau. Cela élimine également le risque d’oublier des données et rend donc votre système ERP plus efficace.
La mise en place du module comptable
Si vous choisissez de faire installer un ERP par vos employés eux-mêmes, ils doivent savoir comment s’y prendre. Ils doivent avoir reçu une formation adéquate et ne doivent pas essayer d’installer le système sans un bon plan. Vous devriez pouvoir déterminer qui va faire quoi en examinant la formation qu’ils reçoivent.
Lorsque vous installerez un ERP, vous aurez accès à tous vos dossiers et vous pourrez également voir à quoi ils ressemblent. C’est une excellente chose car vous pourrez rapidement modifier vos dossiers pour voir ce qui ne va pas et comment vous pouvez faire avancer les choses. Vous devriez pouvoir vous faire une idée de votre situation financière, afin de pouvoir modifier votre budget en conséquence et le tenir à jour.
Lorsque vous gérez la comptabilité de l’entreprise avec un tel logiciel, vous vous apercevez que vous pouvez facilement gérer vos finances et que vous êtes capable de les maîtriser. Le fait que vous maîtrisiez tout cela signifie que vous pouvez consulter vos états financiers et vous assurer que tout fonctionne bien.
Vous pouvez également vous assurer que vous économisez de l’argent, car vous pourrez prendre des décisions sur des questions telles que le montant des dépenses pour les campagnes publicitaires et le nombre de ventes ou de promotions que vous ferez afin de vous assurer d’obtenir le plus de trafic possible. Vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions sur la manière de mener votre marketing et sur les endroits où envoyer vos clients.
En outre, avec un ERP, vous pourrez également vous assurer que vous pouvez gérer votre entreprise efficacement. Au lieu de devoir confier à plusieurs personnes la responsabilité de toutes les tâches requises, vous pouvez utiliser une seule personne pour toutes ces tâches, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d’autres aspects de la société. C’est l’un des meilleurs moyens de vous assurer que votre organisation fonctionne bien et que vous obtenez les résultats que vous souhaitez.
Lorsque vous gérerez la comptabilité avec un ERP, vous constaterez que vous allez pouvoir améliorer le fonctionnement de votre entreprise et que vous pourrez utiliser les données pour apporter les changements nécessaires. Lorsque vous gérez la comptabilité à l’aide d’un système ERP, vous constaterez que vous pouvez gérer vos employés plus efficacement et que vous pourrez mieux comprendre la marche de votre entreprise, ce qui vous aidera à prendre de meilleures décisions sur ce qu’il convient de faire à l’avenir.
C’est pourquoi vous devez engager une personne qui sait comment gérer un ERP de cette manière et qui l’a déjà fait auparavant dans d’autres entreprises également. Ce n’est pas quelque chose qui va arriver à n’importe qui au hasard.
Lorsque vous gérez la comptabilité avec un module comptable inclus dans un ERP, vous constaterez que vous pouvez utiliser cette nouvelle façon de gérer votre comptabilité pour garder un bon œil sur tout ce qui se passe et pour vous assurer que vous êtes en mesure de fournir à vos clients le service qu’ils attendent. Vous pourrez vous faire une meilleure idée des performances de vos employés et vous pourrez constater l’évolution des ventes et des recettes. Vous pourrez également voir comment vos finances se portent.