L’expression progiciel de gestion intégré ou PGI vient de la traduction de l’anglais du terme introduit par Gartner en 1990 Enterprise Resource Planning ou ERP.
Il s’agit d’un outil informatique permettant de coordonner toutes les activités des entreprises, généralement en temps réel, grâce à des logiciels et aux technologies de l’internet. L’ERP aide les entreprises à établir un plan d’action et à travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs.
Un ERP est utilisé pour suivre toutes paramètres utiles à la gestion de la société grâce aux données collectées par les différents services. Il peut aussi créer des processus pour automatiser certaines activités. Il existe différents types d’ERP :
- Les ERP installé sur les serveurs de l’entreprise ou un ERP cloud,
- Les ERP open source ou propriétaire,
- Les ERP selon les fonctionnalités qu’ils proposent avec l’intégration de CRM (gestion de la relation client), WMS (gestion des entrepôts) ou encore de SCM (gestion de la chaîne d’approvisionnement),
- Les ERP réservés aux grandes structures ou les ERP spécialisés pour les PME.
Implémenter un ERP, logiciel de gestion
Il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre un progiciel de gestion intégré. L’une d’elles consiste à utiliser un logiciel ERP. Il peut aider les managers à gérer et à organiser les différents départements.
Une autre façon de mettre en œuvre un PRE est de créer un centre de planification des ressources de l’entreprise. Celui-ci aide les propriétaires d’entreprises :
- au partage des données,
- à prendre des décisions,
- à travailler ensemble sur les stratégies,
- les calendriers,
- la stratégie de vente,
- l’assistance à la clientèle,
- le logiciel de comptabilité,
- etc.
Si vous souhaitez mettre en place un ERP de l’entreprise, vous pouvez faire appel un consultant. Il peut vous aider à mettre en place le PGI. Cela peut coûter un peu, mais c’est beaucoup moins cher que de supporter des erreurs éventuelles. Une fois que vous aurez implémenté votre PGI, vous pourrez suivre toutes les activités de votre entreprise.
Une chose que vous devez garder à l’esprit lorsque vous implémentez un ERP, c’est d’y inclure la formation et l’éducation. Vous devez également vous assurer que les employés ont reçu une formation adéquate afin qu’ils puissent mettre en œuvre correctement l’ERP. La formation permettra aux employés de devenir des experts et les aidera à prendre des décisions sans problème.
Il se peut aussi que votre entreprise soit déjà équipée d’un progiciel de gestion mais que celui-ci ne soit plus aussi performant ou ne réponde plus à vos besoins. Dans ce cas, vous devriez recommencer de zéro et envisager de changer d’ERP.
Définir les besoins de l’organisation
Si vous hésitez quant à vos besoins de mettre en place un centre ERP ou si vous n’avez pas de budget pour acheter un ERP, vous pouvez engager des consultants pour vous aider. Ces consultants peuvent vous accompagner dans la mise en œuvre de l’ERP selon vos besoins.
Toutefois, vous devez toujours garder à l’esprit que si vous n’avez pas de budget ou si vous n’êtes pas prêt à mettre en œuvre votre ERP, il est également possible de faire appel à un consultant. Si vous n’avez pas d’idée pour concevoir votre propre ERP, la consultation d’un expert peut vous donner des idées sur la manière de le faire.
Vous devez déterminer quel PGI vous convient le mieux. Vous devez donc déterminer le rapport coût-efficacité ainsi que votre gestion du temps.
Vous devez également réfléchir au type d’ERP que vous devez mettre en place dans votre entreprise. Vous devez également tenir compte du type de personnes qui travailleront dans votre entreprise lorsque vous mettrez en place le PGI.
Avant de déployer un ERP, vous devez examiner le type de personnes qui seront impliquées. Vous devez également tenir compte de la taille de la structure dans laquelle vous allez le mettre en place.
Une fois que vous avez décidé de la manière dont vous voulez déployer un ERP, vous devez également considérer si vous allez acheter des licences ou préférer une solution SAAS avec abonnement. Vous devez également examiner le logiciel que vous utiliserez pour gérer votre PGI.
Une fois que vous avez choisi le logiciel, vous devez également examiner la rentabilité et le coût de la maintenance du logiciel. Une fois que vous avez finalisé tout ce qui précède, vous devez aller de l’avant et passer à l’implémentation.
Il est important que vous disposiez d’un système logiciel adéquat. Ceci afin d’éviter des complications à l’avenir. En effet, si votre ERP est déjà installé dans votre entreprise, vous pourriez rencontrer de nombreuses difficultés par la suite.
Vous devez donc toujours vous assurer que vous disposez de la technologie appropriée avant d’installer un ERP dans votre société. Vous devez également tenir compte du nombre de personnes qui participeront à la gestion du logiciel et vous assurer que votre centre de planification des ressources de l’entreprise fonctionne sans problème.
En amont, vous devez examiner les coûts liés à sa mise en place. Vous devez également tenir compte des exigences de l’organisation.
Pourquoi mettre en place un ERP
Un ERP améliore la qualité de l’entreprise grâce à l’optimisation d’usage de ses ressources et de ses procédures.
Un bon progiciel de gestion est un système tout-en-un qui peut gérer à la fois les processus commerciaux externes et internes par le biais d’une plate-forme informatique unique. Il comprend une base de données, la gestion des utilisateurs et des applications logicielles. Il peut également être intégré à d’autres applications informatiques comme :
- les modules CRM,
- les logiciels de comptabilité,
- la facturation électronique,
- un module WMS,
- le SAV ou service après vente,
- etc.
Le programme ERP comprend des modules tels que l’architecture ERP, la planification des ressources de l’entreprise, la gestion de la relation client, la planification des ressources de l’entreprise, le soutien de l’entreprise, la logistique, la fabrication, la recherche opérationnelle, les achats, la qualité, la gestion de projet et l’analyse financière.
Le principal avantage de la mise en œuvre d’un système ERP dans votre entreprise est qu’il est facile à gérer, mais surtout qu’il vous aide à réduire les coûts car les données sont stockées dans une base de données centrale et sont accessibles à plusieurs utilisateurs via une interface unifiée. La base de données centrale permet également de suivre l’activité des employés grâce à des indicateurs clés. Ce système peut vous aider à augmenter la marge bénéficiaire, à réduire les coûts et à améliorer la qualité de la production. Il vous aide également à réduire vos coûts opérationnels car vous disposez d’un seul endroit pour stocker tous vos dossiers. Lorsque vous mettez en place un logiciel ERP, vos employés peuvent utiliser le nouveau système pour faire leur travail beaucoup plus rapidement. Ils ne perdront pas de temps à saisir et à décoder les données manuellement ou ils pourront utiliser les nouveaux outils et fonctionnalités du logiciel.
Mais outre ces avantages, la mise en œuvre d’un logiciel ERP dans votre entreprise présente également un certain nombre de bénéfices. S’il est bien mis en œuvre, le système vous aidera à améliorer votre productivité et peut vous permettre d’atteindre les niveaux d’efficacité souhaités. En mettant en place ce système logiciel dans votre entreprise, vous pouvez obtenir l’aide d’experts qui analyseront le processus commercial actuel de votre entreprise et vous aideront à prendre la bonne décision pour agir contre les problèmes auxquels vous êtes confrontés dans le scénario actuel.
Critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion
Pour trouver le bon logiciel de gestion pour votre entreprise, vous devez définir des critères de choix en fonction de ce qui importe pour vous. En voilà quelques-uns :
Logiciels en local, SaaS ou personnalisés
- Les logiciels de gestion autonomes sont des logiciels qui nécessitent une licence et sont installés en interne.
- Le SaaS (System as a Service) est un type de logiciel acheté sur la base d’un abonnement mensuel ou annuel et hébergé par le fournisseur de services dans le nuage.
- D’autre part, vous avez le logiciel sur mesure, un programme personnalisé dans lequel est réalisé un développement entièrement nouveau, adapté aux besoins de l’entreprise.
Période d’essai
La période d’essai vous permet de voir si le programme répond vraiment à vos attentes.
Courbe d’apprentissage facile
Le fait de disposer d’un système facile à comprendre et à utiliser au niveau des utilisateurs améliorera et optimisera les délais de mise en œuvre et permettra d’utiliser le programme à son plein potentiel.
Intégration avec d’autres systèmes
S’assurer que le logiciel de gestion qui sera utilisé dans l’entreprise permet l’intégration avec d’autres programmes minimise les risques lorsque le moment est venu de passer d’un produit à un autre.
Flexible et adaptable
Il est donc important qu’il puisse être facilement adapté aux besoins et à la croissance de l’entreprise. Le logiciel de gestion que vous choisissez doit être aussi polyvalent que possible.
Conclusion
En disposant d’une solution ERP, vous pouvez également faire un meilleur usage des données collectées dans le passé et apporter les améliorations nécessaires à l’avenir. Si vous envisagez de mettre en œuvre une solution ERP pour votre entreprise, je vous invite donc à suivre ces quelques conseils simples afin d’obtenir la meilleure solution ERP possible pour votre entreprise.