La plupart des gens ont au moins entendu parler de l’ERP (Enterprise Resource Planning) mais ne savent pas comment l’utiliser. La plupart d’entre nous pensent que l’ERP est un programme destiné aux grandes entreprises. Cependant, les petites entreprises et même les petites entreprises peuvent également utiliser l’ERP afin d’améliorer leur efficacité et de rationaliser leurs opérations. En en apprenant plus sur l’ERP, nous serons en mesure de voir l’importance d’une mise en œuvre bien planifiée de l’ERP.
Utilisation d’un ERP
Pour comprendre comment utiliser un PGI, nous devons d’abord nous familiariser avec les différents concepts impliqués dans le PGI. Le concept de base de l’ERP est la gestion des ressources. L’ERP permet d’organiser et de gérer les différentes composantes d’une organisation de manière à ce qu’elles puissent être exploitées de manière efficace et efficiente. Lorsque nous parlons des différents éléments impliqués dans la gestion, nous pouvons clairement voir qu’il existe différents outils d’ERP qui peuvent être utilisés pour une meilleure gestion des ressources d’une manière qui peut en fin de compte améliorer le processus de production et l’amélioration de la productivité.
Dans une organisation, les ressources peuvent être définies comme la capacité à effectuer une action. Un exemple de cela pourrait être un ordinateur qui possède toutes les caractéristiques nécessaires pour faire fonctionner le système d’exploitation. Mais cet ordinateur peut ne pas avoir la capacité d’exécuter des applications. L’ordinateur pour effectuer les activités est une ressource physique et pour utiliser les outils nécessaires à l’exécution de ces activités, c’en est une intellectuelle. D’autres ressources sont incluses dans cette définition, à savoir les :
- organisationnelles,
- humaines,
- financières,
- physiques,
- juridiques.
Les organisationnelles sont nécessaires à la réalisation des activités. Un exemple de cela peut être décrit comme les connaissances d’une personne sur le système d’exploitation et la façon de l’utiliser. Elles contribuent à améliorer les performances des personnes afin de répondre aux exigences de l’entreprise.
Les financières désignent les ressources nécessaires à la production de biens et de services. Cela comprend les équipements de production, la main-d’œuvre et le capital. Les ressources sont nécessaires pour produire des biens et des services qui peuvent rendre le processus de production efficace et rentable. Les ressources humaines font référence aux ressources, qui comprennent les personnes et les compétences. Celles-ci peuvent également être classées dans les catégories suivantes, comme les personnes qualifiées, semi-qualifiées et non qualifiées. Ces catégories sont utilisées pour effectuer différentes tâches dans le processus de production.
Les autres catégories comprennent les ressources physiques et juridiques. Il s’agit notamment des licences et des permis, etc. Elles doivent être en mesure d’effectuer différentes activités dans le processus de production afin de le rendre rentable.
Les types d’ERP
Selon votre utilisation, vous pourrez définir ce qui vous conviendra le mieux, cela va de l’ERP avec Excel aux outils plus évolués des grandes marques comme Microsoft ou Oracle.
Aujourd’hui, la plupart des outils sont des ERP cloud ou en mode SAAS. Vous devrez payer un abonnement par utilisateur et par modules.
Comment utiliser les solutions ERP pour améliorer le processus d’achat ?
Compte tenu de la complexité des opérations quotidiennes, chaque manager d’entreprise sait que le meilleur moyen de gérer le travail est un logiciel ERP.
Ces systèmes intègrent et logent chaque élément d’information de l’entreprise dans une base de données consolidée, agissant ainsi comme un puissant atout pour la gestion des achats de l’entreprise.
Le fait de disposer d’un processus de gestion des achats alerte et solide aide les utilisateurs à réagir rapidement aux changements du marché. En ce qui concerne la planification et le suivi des commandes d’achat, le système ERP rend les décisions d’achat plus éclairées et la gestion des fournisseurs plus aisée.
Cela permet d’améliorer considérablement la gestion globale des achats tout en permettant aux utilisateurs d’investir du temps pour se concentrer sur d’autres domaines et bâtir une entreprise efficace.
Voyons l’impact du logiciel ERP sur le processus d’achat
Comment l’utilisation d’un système ERP contribue-t-il à l’efficacité des achats ?
Le processus d’achat implique la gestion des demandes de commande, le maintien des niveaux de stock et la négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix. Tout cela conduit à un chaos constant. Vous devez passer des heures à :
- essayer de créer des numéros de suivi,
- vérifier les stocks,
- classer les commandes,
- suivre l’historique des achats,
- assurer la coordination avec les fournisseurs,
- etc.
Le logiciel ERP de gestion des achats simplifie nombre de ces activités en les automatisant et en permettant une visualisation précise des données. Le système vous aide à rationaliser les services liés au processus d’achat, en vous assurant que vous disposez toujours du bon niveau de stock et en vous aidant à gérer d’autres subtilités.
Un logiciel ERP intégré comprend un module de gestion de stock et des achats pour la saisie, l’accès et l’analyse des données commerciales. En disposant d’informations pertinentes, il vous est plus facile de faire bon usage de ces données. Le système vous permet de connaître les produits dont la popularité augmente ou diminue, ce qui vous aide à déterminer les biens à acheter ou à éviter.
Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus utiles du module de gestion des achats :
- Suivi des commandes : Il vous permet de vous procurer des articles spécifiques dans un délai déterminé.
- Gestionnaire de contrats : Il s’occupe des délais ou des échéances de paiement pour vous et veille à ce que vous n’en manquiez aucun.
- Base de données des fournisseurs : Elle recueille et organise toutes les informations essentielles sur les fournisseurs dont vous aurez besoin. Le suivi des conversations avec les fournisseurs garantit l’assurance de la qualité de chaque matériel et service acheté.
L’impact d’un logiciel ERP sur le processus d’achat
Le logiciel ERP est capable d’apporter des modifications importantes dans l’ensemble du processus d’achat. Grâce à lui, le processus de gestion des achats peut être relié aux opérations principales de votre entreprise, rendant ainsi l’ensemble de l’activité plus précis.
Il est essentiel que vos biens se déplacent d’un point à un autre sans être perdus ou endommagés, tout comme les informations les concernant lorsque vous les faites passer par différents systèmes.
Le logiciel ERP fournit une base de données centralisée qui normalise les données dans toute l’organisation, réduisant ainsi le temps perdu à cause de mauvaises communications et assurant un flux de travail fluide à chaque étape du processus d’achat.
Le système vous permet de superviser les bons de commande et de vous référer à des termes spécifiques liés aux produits achetés. Il vous permet également de suivre toutes les activités afin de parvenir à un processus de commande mieux organisé.
L’amélioration de la gestion des achats apporte une valeur ajoutée aux opérations commerciales et améliore la productivité des ressources, ce qui vous permet de réaliser des économies.
Améliorer les relations avec les fournisseurs
Le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs est l’une des plus grandes tâches de votre service d’achat et exige un certain niveau de transparence.
Un système ERP vous aide à rationaliser les communications. Il vous permet d’établir un équilibre entre les demandes du marché et votre processus d’achat en fonction des capacités et des compétences de vos fournisseurs.
Cela favorise la transparence des transactions grâce à une meilleure compréhension des besoins commerciaux des deux parties, ce qui vous aide à créer de meilleures relations avec les fournisseurs.
Une productivité accrue qui profite à tous
Une plus grande productivité signifie une meilleure utilisation des ressources et des économies accrues.
Le logiciel ERP automatise le processus de gestion des achats, le rendant plus rapide et plus rationnel. Non seulement le logiciel ERP réduit les problèmes de gestion des stocks et fournit une analyse plus précise des demandes de produits, mais il garantit également que les achats effectués ne disparaissent jamais.
Il s’agit d’une solution complète de gestion des achats qui vous aide à gérer les coûts de votre entreprise tout en améliorant sa productivité globale.