Un ERP peut automatiser toutes les tâches fastidieuses, répétitives d’une entreprise, comme la facturation et les devis. En fait, la plupart des progiciels de gestion peuvent vous faciliter la vie de plusieurs façons.
Si vous ne disposez pas encore d’un PGI, cela ne signifie pas que vous n’en avez pas besoin. Certaines entreprises utilisent encore des factures et des devis sur papier. Cependant, celles-ci peuvent être très inefficaces et prendre beaucoup de temps. Le traitement des factures et devis papier peut prendre des semaines, voire des mois, car ils sont imprimés par lots.
Vous gagnerez du temps et de l’argent si vous pouvez obtenir des factures et des devis avec un système ERP avec un module comptable ou un logiciel comptable comme SAGE. Ces systèmes peuvent vous aider à gagner beaucoup de temps et à conserver toutes les informations nécessaires pour traiter correctement vos factures et devis.
Dans un bureau typique, la facturation consiste à envoyer une facture à un client. Le client soumet ensuite la facture au service responsable du paiement de la facture. Cela se fait généralement en personne à la fin du mois ou à un moment désigné par le responsable. Parfois, vous constaterez qu’une facture est renvoyée au bureau la veille de la date de paiement de votre entreprise.
Pour établir un devis avec un système ERP, il suffit de sélectionner un client, les produits ou services, la quantité pour obtenir un devis instantané. Vous obtiendrez également une ventilation du montant dû et du délai de traitement de la facture. Il ne faudra plus des semaines ou des mois pour traiter les factures papier. Il vous suffira d’attendre quelques heures pour faire traiter les factures et vérifier leur paiement.
Avec un PGI, tout le travail peut être fait automatiquement. Vous n’avez plus besoin de vous préoccuper de l’impression des factures ou de la collecte des virements. Tout le travail sera fait à l’avance et sera précis.
Les devis et les factures d’émission avec un système ERP permettent une facturation précise, mais vous aurez toujours le contrôle du processus de facturation. Si vous souhaitez saisir manuellement les données dans le système de facturation, vous pouvez également le faire.
Lorsque la facturation a été traitée, toutes les informations relatives à la facturation et aux devis sont stockées dans un répertoire central où elles sont facilement accessibles. Vous aurez accès à divers rapports financiers tels que les flux de trésorerie, l’historique du service clientèle et les tendances des ventes, et d’autres éléments qui vous permettront de voir quels changements interviennent dans votre entreprise.
La possibilité de saisir automatiquement les factures et les devis dans votre système de gestion des comptes et de les visualiser dans votre logiciel de comptabilité vous permet de prendre facilement de bonnes décisions commerciales. Grâce à un processus simple et fiable, vous disposerez de données précises vous permettant de savoir où investir vos ressources et de connaître les dépenses qui vous coûtent le plus cher.
Si votre entreprise cherche des moyens de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité et de gagner du temps et des efforts, un logiciel ERP peut vous aider. Vous pouvez l’utiliser le nouveau pour améliorer la productivité de vos employés, réduire le nombre d’erreurs de facturation, augmenter votre taux de service à la clientèle et réduire les coûts.
Éléments à prendre en compte pour la facturation
Le système ERP est également appelé système de planification des ressources de l’entreprise. C’est l’un des systèmes les plus populaires et les plus utilisés dans les organisations aujourd’hui. Le système est une application informatique qui est développée de telle manière qu’elle permet aux professionnels des entreprises de créer et de gérer une base de données de planification des ressources de l’entreprise de manière beaucoup plus rentable. Cela est possible grâce à la capacité de l’ERP à être personnalisé pour répondre aux besoins d’une entreprise.
Il existe différents types de logiciels ERP qui sont largement disponibles. L’objectif principal est de permettre aux entreprises de réduire les coûts liés à leur production et d’améliorer leur productivité. Lorsque vous envisagez un système ERP, il y a beaucoup de choses à considérer comme le type d’ERP que vous allez acheter, le type de données que vous devrez stocker, la structure de votre organisation et les fonctionnalités nécessaires. Tant que ces aspects sont correctement pris en compte, vous êtes sûr d’avoir un système ERP qui peut répondre à tous les besoins de votre organisation et le rendre suffisamment efficace pour fonctionner correctement.
Ce qui doit être inclus dans votre système ERP sont généralement connus sous le nom de composants. Un grand nombre de modules ont été conçus pour fournir les informations et les fonctions nécessaires à votre organisation. Ils sont principalement chargés de gérer les étapes qui interviennent dans la fabrication ainsi que dans la comptabilité. Certains ont même la capacité de vous fournir les outils de gestion dont vous avez besoin, afin de pouvoir gérer les comptes et les organiser selon un schéma spécifique.
Les fonctionnalités utilisées dans le système ERP doivent être organisées de manière systématique afin de ne pas devenir trop compliquées. Par exemple, si vous souhaitez disposer de la possibilité de facturation, vous devez organiser les modules qui gèrent la création et l’émission des factures dans le bon ordre. Ensuite, il faut organiser les modules qui traitent de la comptabilité et du traitement des données de manière ordonnée. Vient ensuite la gestion des stocks.
Il est important que vous planifiiez et que vous définissiez tout clairement à l’avance avant d’acheter un ERP afin de pouvoir comprendre facilement ce dont vous avez besoin. pour votre organisation. Par exemple, si vous avez un module de comptabilité, vous devrez créer des modules qui traitent des comptes clients, des stocks, des ventes, puis des ventes, ainsi que des taxes. Le module de commande gère la passation et la livraison des commandes.
Une fois que vous avez un ERP, émettre des devis et factures et suivre les paiements des clients devient très simple.
L’ERP permet aussi de gérer les achats
Nous venons de voir comment cela se passe pour l’émission de factures et devis. A l’inverse, l’ERP permet aussi de gérer les achats et la gestion des stocks.
En réalité, il existe des modules pour tous les besoins de chaque type d’entreprise.