Vous vous demandez comment utiliser Excel comme ERP ? Si c’est le cas, vous avez déjà pris la bonne décision et vous utilisez au mieux le système informatique de votre entreprise. Mais plutôt que d’investir dans une solution ERP, nombreux sont ceux qui envisagent d’utiliser Excel comme ERP, bonne ou mauvaise idée ?

Qu’en est-il d’un tableur ERP ?

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Lorsque nous parlons de tableurs, la plupart des gens les considèrent comme une plateforme limitée et risquée pour une utilisation professionnelle. Ils pensent que tout peut mal tourner à tout moment. Ce point de vue provient probablement de mauvaises expériences avec les tableurs : anciennes versions, anciennes données, entrées manuelles incorrectes, liens rompus, etc.

Il est possible de résoudre une grande partie de ces problèmes car cela augmente la durée de vie utile des feuilles de calcul (par exemple, celles qui étaient utilisées uniquement pour effectuer une analyse ou générer un rapport à l’heure actuelle peuvent maintenant être mises à jour et utiles à tout moment). Elle réduit également la nécessité d’insérer des données (par exemple, lorsque quelqu’un a besoin de données de votre tableur, il n’a pas besoin de les demander à qui que ce soit, les données lui parviennent automatiquement).

L’intégration des feuilles de calcul permet à tout employé d’en élaborer qui répondent aux besoins de premier niveau en matière de collecte, de stockage et d’analyse des données opérationnelles. Ces données sont automatiquement transférées à un deuxième niveau afin que les gestionnaires puissent contrôler les datas. Et enfin, amener les feuilles de calcul des gestionnaires à un troisième niveau pour créer des tableaux de bord et des indicateurs. Les cadres peuvent ainsi prendre des décisions fondées sur des données précises et actualisées.

En théorie, cela pourrait fonctionner, mais en pratique ?

Il est facile de faire des théories sur les possibilités sans jamais expérimenter le défi que représente le développement d’un tableur ERP.

Cette solution peut répondre aux besoins de l’entreprise :

  • Opérations (qualité, calendrier, KPI),
  • Commercial (gestion des prospects et du marché, contrats, enregistrement des clients, KPI),
  • Finance (comptes créditeurs et débiteurs, trésorerie, KPI),
  • RH (base de données des employés, évaluations des performances, programmes d’incitation, paiement des salaires, KPI).

Les tableaux de gestion de chaque département ont été combinées dans un tableau de bord pour une prise de décision stratégique rapide.

La première chose que vous devez faire lorsque vous envisagez d’utiliser Excel comme ERP est de le rechercher. En fait, la plupart des entreprises ne se rendront compte du fait qu’elles disposent d’un ERP que si elles commencent à recevoir des plaintes de leur personnel, de leur direction ou des clients. C’est ce que le consultant en PGI découvrira afin de s’assurer que l’entreprise a une bonne idée de la manière d’utiliser Excel comme PGI.

Une fois que vous l’aurez recherché, l’étape suivante consistera à concevoir votre feuille de calcul Excel qui fonctionnera comme un  ERP. Tout dépend si vous souhaitez qu’elle soit destinée à une seule entreprise ou à l’ensemble de l’organisation, mais voici quelques données de base qui vous aideront à cet égard :

Comme vous pouvez le voir, apprendre à utiliser Excel comme ERP implique plusieurs choses.

Il y a un certain nombre de mesures que vous devez prendre lorsque vous cherchez à savoir comment utiliser Excel comme ERP. La première étape consiste à décider du format dans lequel elle doit être présentée. La plupart des gens choisiront le format tabulaire parce qu’ils pensent que cela leur facilitera la tâche pour créer les structures de données requises. Cependant, c’est en fait la pire option car il vous sera difficile de modifier le format une fois que vous en aurez fini avec celui-ci.

Une fois que vous aurez décidé du format de la feuille Excel, vous devrez décider des outils avec lesquels vous devrez travailler. Il existe un certain nombre de fonctionnalités auxquelles vous devez pouvoir accéder et que vous devez utiliser pour vous assurer que vos structures de données peuvent être facilement organisées et accessibles. Tant que vous savez quelles fonctions sont accessibles, vous pourrez accéder à toutes les informations dont vous avez besoin.

Ensuite, vous devrez apprendre à utiliser les différentes fonctions qui font partie de l’utilisation d’Excel comme ERP. et assurez-vous de comprendre comment les données peuvent être accessibles de telle sorte que vos structures de données soient facilement manipulables. Cela est important pour deux raisons : la première est que cela signifie que vous n’aurez pas besoin de passer votre temps à essayer de changer les structures de données de temps en temps, et la seconde est que vous n’aurez pas besoin de passer votre temps à saisir les données manuellement.

Une fois que vous serez à l’aise avec l’utilisation d’Excel comme ERP, l’étape suivante consistera à choisir une application que vous pourrez utiliser pour gérer vos structures de données. Il peut s’agir d’une application telle que Microsoft Access, Microsoft Excel ou d’une application ERP tierce, mais elle vous permettra d’obtenir les meilleurs résultats de votre ERP.

Une fois que vous avez utilisé Excel comme ERP, la dernière étape consiste à rechercher du matériel de formation. Vous devriez pouvoir trouver beaucoup de matériel de formation sur Internet et vous pourrez l’utiliser pour vous aider à concevoir votre propre solution ERP.

L’aspect le plus important de l’apprentissage de l’utilisation d’Excel comme ERP est que vous devez être capable de communiquer vos structures de données, de les organiser et de vous assurer qu’elles sont facilement accessibles. C’est la raison pour laquelle vous devrez engager un bon consultant ou un professionnel de la formation ERP pour vous aider à démarrer.

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Excel n’est pas un ERP

Pourquoi vous devriez cesser d’utiliser des tableurs pour gérer votre entreprise.

Bien que les tableurs fassent beaucoup de bonnes choses et s’appliquent dans de nombreuses situations, ils ne sont pas conçus pour la planification de votre personnel, le calcul des bénéfices ou la gestion des budgets de travail quotidiens. Le remplacement des fonctionnalités d’un ERP par un tableur entraîne de nombreux coûts, notamment le manque d’accessibilité et de visibilité, et la perte de productivité, pour n’en citer que quelques-uns.

En outre, plus la feuille de calcul est compliquée, plus il est probable qu’elle ne puisse être mise à jour et gérée que par quelques utilisateurs experts. Il y a beaucoup de points négatifs, surtout si vous avez un ERP qui peut – et devrait – faire le travail à votre place.

Lorsque vous remplacez une fonctionnalité de l’ERP par Excel, c’est généralement parce que « cette fois » le système n’avait pas une certaine fonction nécessaire, alors vous l’avez construit dans une feuille de calcul à la place. Ensuite, pour le partager avec tout le monde et solliciter des commentaires, vous l’avez envoyé par courrier électronique (et peut-être même un courrier protégé par un mot de passe), mais tout le monde n’a pas répondu, ni vu, ni pu l’ouvrir (d’autres courriers électroniques ont donc suivi). Ensuite, deux personnes ont changé une formule de clé lorsqu’elles l’ont renvoyée par e-mail. Cela n’a pas fonctionné car « le courrier électronique n’est pas un processus ». Et enfin, lorsque vous réalisez que cette façon de faire n’est pas vraiment un processus réel, mais plutôt un ensemble désorganisé d’activités, vous suggérez d’utiliser le PGI mais vous vous retrouvez avec la réponse du jeu « oui, mais » qui tente d’expliquer pourquoi il est trop difficile d’arrêter d’utiliser des feuilles de calcul.

Si vous utilisez Excel ou une autre solution de tableur comme ERP, vous entravez votre croissance. Jetez un autre coup d’œil à votre PGI. Peut-il faire ce que font vos feuilles de calcul ? Lorsque vous découvrirez qu’il le peut, faites-vous une priorité de tirer parti de cette fonctionnalité. Obtenez la formation et le soutien dont vous avez besoin pour lutter contre les « oui, mais » et cessez d’utiliser le courrier électronique comme un processus. Vous constaterez que vous et votre équipe êtes plus informés, plus productifs et mieux alignés parce qu’ils fonctionnent tous à partir du même endroit : votre PGI.

Un CRM avec Excel

Vous pouvez aussi envisagez d’utiliser le tableur comme CRM. Sur base du principe qui peut le plus peu le moins, un CRM étant un outil plus simple qu’un ERP, vous devriez pouvoir y arriver. Notez aussi qu’utiliser le tableur Sheets de la suite Google. Cela permettrait d’avoir un « CRM » dans le Cloud.

Alors un tableur Excel ou un vrai ERP, que choisir ?

Il est important de comprendre vos finances pour que votre entreprise reste dans le noir. Contrairement à Excel, les ERP peuvent vous donner un flux de travail financier intégré en temps réel qui peut automatiquement collecter les données de facturation de chaque secteur de l’organisation. Cela signifie que vous disposez d’un système centralisé pour toutes les activités financières, y compris la fin du mois, la facturation, les paiements aux fournisseurs et la paie.

Avec les ERP, vous pouvez comprendre en temps réel ce que sont réellement vos finances et vous saurez quels emplois vous mettent dans le noir ou dans le rouge. Les processus manuels inhérents à Excel ne peuvent tout simplement pas alimenter ce type d’analyse, mais le logiciel ERP le peut.

Les ERP peuvent également analyser les performances de vos employés par rapport aux coûts et aux délais des projets. Un système complet de flux de travail dans votre ERP peut fournir à votre équipe les données dont elle a besoin à tout moment pour s’assurer que le projet sur lequel elle travaille est conforme aux objectifs. Ces tableaux de bord vous permettent de savoir si les bonnes personnes travaillent sur le bon projet au bon moment, et vous permettent également de mieux allouer vos ressources et de planifier votre atelier.

Plus de temps d’arrêt coûteux, grâce aux ERP – là encore, Excel ne peut pas le faire car il n’a tout simplement pas la puissance ou la fonctionnalité nécessaires pour effectuer des analyses en temps réel.
Et le gagnant est…

Les ERP sont clairement les gagnants et arrivent en tête en termes de gestion de vos données en temps réel – et des processus commerciaux importants qui en dépendent. Bien qu’il s’agisse d’un bon outil commercial, votre boutique mérite clairement mieux qu’Excel pour vous permettre de fonctionner à pleine capacité.